MS 워드 사용법 - MS wodeu sayongbeob

첫 포스트에서는 간단히 워드에 머가 있는지 훑어 보기만 합니다. 자세한 기능은 앞으로 세세히 다룰 것이니 부담 가지시지 마시고 아~ 이런 게 있구나 그러시고 넘어가시면 됩니다.

1. 처음 시작 화면

   워드를 처음 시작하면 보는 화면 입니다

   1. 최근 열어 본 문서들을 보여줍니다. 클릭하면 그 문서 열기를 할수 있습니다
   2. 서식파일을 온라인에서 검색할수 있습니다. 자세한건 나중에 다루겠습니다
   3. 내 마이크로 소프트 계정을 보여줍니다. 이 계정으로 문서를 공유하고 공동저자를 할 수있습니다.
   4. 마이크로 소프트에서 기본으로 제공하는 서식 파일을 보여줍니다

2. 작업환경 리본

   워드를 마스터 하려면 단축키를 외우시지 않아도 됩니다. 오히려 단축키는 여러 프로그램을 다루다 보면 프로그램간의 혼동만 가져올 뿐입니다. 모든 기능은 그래픽 버튼으로 동작가능 하므로 어떤 기능이 있는지를 파악 하는 게 중요합니다. 지금 단계에서는 기능의 그룹만 아시고 하나하나의 기능에 대해서는 차차 공부하도록 하겠습니다.

   위 서식파일에서 새 문서를 클릭해서 워드 2013의 인터페이스를 간략히 살펴봅니다

• 1 탭

  • 탭은 여러 가지 기능들을 묶어놓은 곳의 가장 큰 단위라고 만 생각하시면 됩니다

• 2 스타일

  • 스타일은 글자 모양을 빨리 만들 수 있는 셋트입니다

• 3 기능 설명

  • 지금 홈탭이 선택되어 있습니다. 3번은 1번탭에서 가지 치기 해서 나온 기능들을 기능별로 묶어놓은 1번의 하위 폴더라고 생각하시면 됩니다
  • 3번은 각각의 그룹을 수행하는 버튼들이 그 이름들 위에 있습니다. 예를 들면 글꼴은 글꼴을 수행하는 버튼들이 그 위에 배치되어 있습니다.
• 4 문서의 요약, 즉 단어 수 등을 보여줍니다.
• 5 문서를 크게 볼지 작게 볼지 문서 보기 형태를 빨리 정하기 위한 곳입니다.

1. 탭 변경

   탭을 변경은 그 해당 탭을 클릭 하시기만 하면 됩니다. 각각 탭에 머가 있는지 대충 훑어 보기만 하겠습니다.

   삽입 탭: 사진이나 표 등 문서에 글 말고 다른 것들을 넣을 때 사용합니다.

   디자인 탭:문서의 전반적인 분위기를 조절하는 탭입니다.

   페이지 레이아웃 탭: 문서가 인쇄될 때 여백 등을 조절 하는 탭입니다.

   보기 탭: 문서를 크게 볼지 작게 볼지 등 보는 옵션을 정하는 탭입니다.

   인터페이스를 당장은 다 모르더라도 대충 어떤 것이 있다라고 하는 것은 정말 정말 중요합니다. 어떤 기능을 찾을 때 "어느 탭이지?" 라고 바로 고민하는 습관을 들여야 합니다.

MS 오피스는 대표적인 사무용 SW로 MS 엑셀, MS 워드, MS 파워포인트가 가장 대표적인 구성 프로그램들 입니다.

이번 글에서는 생각보다 많은 사람들이 잘 활용하지 못하는 MS 워드의 유용한 기능들에 대하여 알아보도록 하겠습니다.

이번 글에서 중점적으로 살펴볼 기능은 다음과 같습니다.

1. 글을 목차별로 체계적으로 관리해 주고, 양식을 통일해 주는 스타일
2. 장문의 글을 책처럼 보이게 페이지 표시 등의 정보를 표기해주는 머릿글 / 바닥글
3. 보충 설명이 필요하거나 인용에 대한 표기가 필요할때 이를 편하게 할수 있게 해주는 각주/미주/인용
4. 상장 / 이름표 등을 만들 때 반복적인 정보 기입을 쉽게 해주는 메일 머지 (편지 병합)

0. MS 워드 특징과 중요 사용처

MS 워드는 공식적인 문서, 특히 분량이 좀 되는 문서를 작성/편집하고 인쇄하는데 특화되어 있습니다.

학생때는 주로 레포트나 논문을 만들때 많이 사용되었고, 사회에 나와서는 공문서를 작성하거나 장문의 보고서를 만드는 일에 많이 사용됩니다.

그러하다 보니, 공식적인 문서를 만들때 반복적으로 수행 해야 하는 업무를 편하게 하기 위한 기능, 은근히 신경써야 하는 규정, 양식 등을 잘 지킬수 있게 하는 기능들이 제공됩니다.

다만, 생각보다 많은 사람들은 이와 같은 편의 기능을 모르고 사용하다 보니, 고생하는 줄도 모르고 고생하는 경향이 있습니다.

이번 기회에 잘 사용해 오지는 않았으나, 알고 사용하면 정말 큰 도움을 받을 수 있는 기능들을 살펴 보겠습니다.

1. 장문의 글을 작성할때 필수 기능인 MS 워드 스타일

MS 워드를 처음 실행 했을 때 홈 메뉴의 상당 부분 공간을 차지하고 있는 “스타일” 이라는 메뉴 영역이 보입니다.

보통은 많이들 관심을 가지지는 않는 부분이지만, 장문의 글을 쓸때는 꼭 활용하셔야 하는 기능입니다.

1. 글 전체에 통일된 양식을 부여하고,
2. 목차 관리를 체계적으로 할 수 있는 기능을 제공하기 때문입니다.

특히 홈 멘뉴 내부에 있는 스타일과 다단계 목록은 필수라고 할 수 있습니다.

이 두가지 설정은 문서를 먼저 작성하고 나서 일괄 등록해도 되지만, 가능하다면 글을 작성하기에 앞서서 먼저 설정을 해 두는것을 추천합니다. 글꼴과 편집 양식은 나중에 바꾸더라도요…

1) 다단계 목록

​홈 → 다단계 목록 → 새 다단계 목록 정의로 들어가서 보면 정의할 수 있는 다단계 목록에 대한 정보가 뜹니다.

여기서 자세히 탭을 누르면 각 단계에 대한 상세 정보를 연결할 수 있습니다.

상세 정보 중에는 스타일을 연결할 수가 있는데, 여기서 스타일을 하나씩 미리 지정해서 연결해 두면 좋습니다.

초안의 글이 완성되고 난 다음, 글의 통일성 및 디자인을 위해 글꼴을 바꾸거나 좌우 여백, 문단 위치 등을 바꿀 때 스타일에 연결된 정보만 바꾸면 한번에 전체 글의 포멧을 통일할 수 있어 편리합니다.

다단계 목록에서 각 단계는 글의 분류 단계라고 생각하면 이해가 용이 합니다.

우리가 글을 쓸 때 큰 Chapter가 있고, 그 안에 좀 더 구체적인 내용으로 나뉜 중간 수준의 구분, 그 아래 작은 단위의 구분, 그리고 본문 이런 식으로 나뉠 수가 있습니다.

다단계 목록에서 말하는 단계가 각각의 그 수준을 뜻한다고 보면 됩니다.

처음에 워드를 불러 오면 처음에 기본 값으로 제목 1, 제목 2 까지는 스타일로 지정되어 있는데, 실제로 문서에 제목 1, 제목 2를 차례로 적용하고 나면 그뒤로 제목 3, 제목 4의 스타일은 자동으로 추가됩니다.

다단계 목록을 띄워서 내용을 살펴보면 처음에 기본적으로 제공하는 목록 라이버리가 있습니다.

여기서 제시되는 목록은 일반적으로 많이 사용되는 목록으로 암묵적으로 통용되는 룰들이 적용되어 있습니다.

만약 내가 사용하고자 하는 목록 형태가 따로 있다면 이는 새로이 정의하여 사용하면 됩니다.

2) 스타일

다단계 목록과 스타일은 선로 연계되어 한 몸과 같이 움직이긴 하지만, 스타일에서 별도로 설정이 가능한 내용도 상당부분이 있습니다.

다단계 목록 정의시 정의된 제목별 스타일의 설정 내용을 잘 살펴보면 글자 크기, 왼쪽 여백, 단락 설정 등의 상세 설정도 기본적으로 설정되어 있습니다.

설정값은 수정이 필요할 경우에는 각 스타일에서 마우스 오른쪽 버튼 → 수정을 선택하여 상세 설정을 할 수 있습니다.

여기서 좀 눈여겨 보면 도움이 될만한 옵션으로는 다음 단락의 스타일을 바로 정하는 옵션과 서식 옵션이 있습니다.

다음 단락의 스타일을 정하는 옵션은 각 제목의 특성에 따라 설정을 할 수 있습니다.

예를 들어서

1. 1단계의 제목 → 2단계의 제목 → 본문과 같은 식으로 문서가 전개되는것이 일반적인 형식이고,
2. 각 단계가 제목1, 제목2, 본문과 연계되어 있다면,

​스타일에서 제목1에서 마우스 우클릭 → 설정 → 다음단락의 스타일을 제목2로 선택해 두면 제목 1의 글을 쓰고 난다음 엔터키를 누르면 바로 제목2로, 2단계가 적용되어 편리합니다.

서식 버튼을 누르면 아래로 전개되면서 해당 스타일의 상세한 서식을 고를수가 있는데, 대부분의 내용은 하나하나 필요할때 찾아보시면 어렵지않게 필요한 내용을 찾을 수 있습니다.

​서식의 세부 메뉴중 한번쯤 시간을 내어서 봐 주셨으면 하는 부분은 단락, 그 중에서도 줄 및 페이지 나누기 옵션 입니다.

가장 큰제목의 경우 경우에 따라서는 무조건 새 페이지에서 내용을 시작하는 것이 필요한 경우가 있습니다.

이때는 현재 단락 앞에서 페이지 나누기를 설정해두면 제목 1일 설정되면 자동으로 페이지 나누기가 되어서 편리합니다.

본문의 내용을 작성하다 보면 각 페이지의 가장 처음이나 마지막에 한 줄만 달랑 있는경우 좀 보기가 싫을 수가 있습니다. 이 때에도 단락의 첫줄이나 마지막줄 분리 방지에 체크를 해 두면 한 줄만 단독으로 페이지의 처음 또는 끝에 덩그라니 배치되는 현상을 막을 수 있습니다.

​이와 같은 방식으로 다단계 설정과 스타일을 한번 설정해 두면 글꼴과 단락 형식 및 포멧 통일에 대한 신경을 조금 덜 쓰더라도, 기본적인 규칙에 맞게 문서를 편집할 수 있습니다.

3) 개요 보기

​장문의 글을 쓰게 될때는 가능하면 큰 흐름을 잡고 글을 쓰는것이 보다 정리된 글을 쓰는데 도움이 됩니다.

이 때는 1,2 단계 수준의 큰제목 위주로 순서를 잡고 이야기의 방향을 잡는것이 도움이 되는데, 이와같이 단계로 구분하여 키워드만 볼수 있게 도와주는 기능이 있습니다.

보기 → 개요 보기가 그 기능입니다.

이 기능을 제대로 사용해서 보기 위해서는 씌여지는 글들이 단계구분이 정확히 되어 있어야 가능합니다.

뿐만 아니라 단계별 구분이 잘 되어 있으면, 탐색창을 띄워서 탐색창을 통해서 단계별 제목을 모아서 볼 수도 있습니다.

장문의 글을 쓸 때는 가끔 전체 글의 흐름을 보기 위해 개요 수준으로 한눈에 보고 정리할 때 매우 유용한 기능입니다.

이와 같은 방식으로 다단계 목록, 스타일로 미리 구분하여 정리를 해 가면서 글을 작성하면 MS 워드를 가장 MS 워드 답게 효과적으로 문서를 작성할 수 있습니다.

일반적으로 워드 프로세스는 비교적 긴 글로 만들어진 문서를 다루는데 유용한 기능들을 제공합니다.

스타일과 다단계 목록을 통하여 처음부터 개요 정의가 잘된 문서의 경우에는 도움을 받을수 있는 기능이 꽤 많습니다.

1) 목차

문서에서 각 제목 별로 스타일을 활용하여 정확히 구분했다면, 메뉴에서 보기 → 탐색 창을 Check하면 워드 화면 좌측에 탐색이라는 창이 하나 더 뜨고, 여기서 제목을 선택했을 경우 제목별로 순서가 그룹지어 나오는 것을 볼 수 있습니다.

내부 제목 중에서 아무 제목 위에서 마우스 우클릭을 한다음 제목 수준 표시를 선택하면, 원하는 단계의 제목들에 대해서만 정리해서 보는것 또한 가능합니다.

이 와같은 형태로 Wod 문서내의 글들이 단단계 목록의 기준에 따라 정리가 잘 되어 있다면, 목차 만들기는 클릭 몇번으로 마무리 할 수 있습니다. 참조 → 목차 버튼을 눌러서 자동 목차 또는 사용자 지정 목차를 선택하여 바로 추가할 수 있습니다.

자동 목차 1과 2의 차이는 각 제목에서 설정한 스타일을 따를 것인가 목차라는 이름으로 만들어진 별도의 스타일을 따를 것인가를 선택하는 차이가 있습니다.

사용자 지정 목차를 선택한 경우, 여러가지 면에서 번거로울 수는 있지만, 보다 상세한 내용을 내가 원하는 대로 설정할 수 있습니다.

자동목차든 사용자 지정 목차든 목차의 제목과 페이지 번호는 자동으로 업데이트를 해주기 때문에 일일히 페이지 확인을 하지 않아도 되어서 좋습니다. (물론, 내용이 변경되면 목차 업데이트는 한 번씩 해 줘야 합니다.)

​자동 목차를 지정하면 자동으로 다음과 같이 목차를 만들어 줍니다.

여기서 만약 3단계의 제목까지는 필요없다고 하면 자동 목차자 아니라 사용자 지정 목차로 들어가서 상세 조정을 하면 됩니다.

참조 → 목차 → 사용자지정 목차 에서 수준 표시를 원하는 수준으로 수정하면 됩니다.

그 외에도 수정을 통해 각 제목 수준별 서식 설정과 같은 기능도 상세 조정할 수 있습니다.

2) 머리글과 바닥글

일반적으로 Word로 문서를 작성할 때 본문이 입력되는 영역이 종이 전체 영역을 의미하지는 않습니다.

위/아래로 일정 공간의 여백이 존재하는데, 이 여백에는 머리글 / 바닥글에 대한하는 영역이 있어서 이를 활용한 편집도 매우 유용합니다.

머리글과 바닥글에는 보통 장문의 글이 되었을 경우 나중에 인쇄해서 봤을 때 보다 편하게 보기 위한 정보들을 넣는것이 보통입니다.

각 페이지에 페이지 번호가 들어갈 필요가 있고, 경우에 따라서는 책 제목이나 Chapter 제목을 매 페이지에 반복해서 보여주는 과정이 필요할 수도 있습니다. ​

우리가 보통 책을 살펴보면 책의 상단과 하단 귀퉁이에 일반적인 책에 대한 정보가 많이 포함되어 있습니다.

1. 책의 제목
2. 챕터의 제목
3. 페이지수

등의 내용이 일반적으로 책에서는 각 페이지의 맨위 또는 맨 아래에 별도로 표기가 됩니다.

시중에 판매되는 책들의 디자인을 보면 이 내용들이 홀수 쪽과 짝수 쪽이 조금씩 다르게 표기는 될 수 있지만, 매 페이지에 표시되는 양식은 일반적으로 통일된 동일한 양식을 따릅니다.

이와 같은 정보 또한 자료가 만들어진 다음에 매 페이지에 해당 내용을 집어넣는 방법도 있지만, Word에서 기본적으로 제공하는 머리글 / 바닥글 기능을 활용하면 한번의 삽입으로 전 페이지에 적절하게 적용할 수 있습니다.

머리글 / 바닥글에 대한 편집은

1. 메뉴에서 삽입 → 머리글 / 바닥글 버튼을 누르거나,
2. 인쇄 모양 보기 상태의 편집 창에서 머리글 / 바닥글 영역을 더블 클릭하면

해당 영역을 편집할 수 있습니다.

머리글/바닥글 영역은 홀/짝수쪽을 다르게 설정할수도, 같게 설정할 수도 있으니 이는 인쇄하여 보고자 하는 형태에 따라서 조정할 수 있습니다.

일반적으로 책의 경우 홀수쪽이 책의 오른쪽, 짝수쪽이 책의 왼쪽에 위치하니 이점을 고려하여 내용을 만들어 주면 더 좋습니다.

여기 들어가게 되는 정보에 대해서는 직접 필요한 값을 입력해 줘도 되지만, 각 챕터의 제목 등과 같이 내용이 진행됨에 따라 약간씩의 변화가 필요한 문서는 빠른 문서 요소에 있는 필드를 입력하면 원하는 값들을 입력할 수 있습니다.

여기서 입력할 수 있는 값은 정말 여러종류의 값이 있지만, 현재 페이지수, 전체 페이지수, 문서의 제목, 각 Chapter의 제목 정도가 될 듯 하며, 이에 대한 정보는 필드의 값들중 다음의 내용을 참조하면 좋을듯 합니다.

1. 현재 페이지수 : 번호매기기 → Page
2. 문서 전체 페이지수 : 문서정보 → NumPages
3. 문서 제목 : 문서정보 → Title
4. Chapter의 제목 : 연결 및 참조 → StyleRef → 제목에 해당하는 스타일이름

​그 외에도 다양한 필드 값이 있지만, 책과 같은 디자인 및 인쇄에 필요한 key 값은 위의 내용 정도가 아닐까 생각합니다.

3. 체계적인 보충 설명 및 인용 표기를 도와주는 MS 워드 각주 / 미주 / 인용

어떤 글을 쓰다 보면 본문에 들어가기는 그렇지만, 보충설명이 필요한 경우가 있습니다.

또는 다른 참고 문헌의 자료를 사용했기 때문에 그에 대한 정보를 별도로 표기 해 줘야만 하는 경우가 있습니다.

이때 주로 사용하는 기능이 각주와 미주, 그리고 인용 입니다.

1) 각주와 미주

각주와 미주 모두 주석문을 다룬다는 점에서는 같지만 어디에 표시되는 가에 따라 약간의 차이가 있습니다.

각주라고 하면 각 페이지의 아래부분에 별도의 칸을 할당하여 보충 설명이 추가되는 형식이고, 미주는 글의 가장 뒤에 보충 설명이 추가되는 형식을 의미합니다.

각주, 또는 미주를 사용하는 방법은 메뉴에서 참조 → 각주 삽입 / 미주 삽입 중 하나를 선택하여 고르면 됩니다.

​

각주를 삽입하고 싶은 위치에 커서를 둔 상태에서 각주 삽입을 선택하게 되면 해당 커서 위치에 각주 번호가 달리면서 해당 페이지의 가장 아랫부분에 각주 번호와 해당 설명을 쓸 수 있는 영역이 추가됩니다.

이 별도의 확보된 공간에 필요한 내용을 입력하면 됩니다.

​미주도 사용법은 동일한데, 미주를 선택하게 되면, 미주 번호가 해당 커서 위치에 생성 되는 점은 동일하지만, 설명을 넣는 영역이 글의 가장 마지막 페이지 뒤에 추가되는 점이 다릅니다. .

​이와 같은 미주와 각주의 설명이 표시되는 영역은 글의 편집에 따른 페이지 변화가 발생하면 그에 따라 상대적인 위치가 자동으로 변경 관리됩니다.

따라서 처음에 미주와 각주를 설정할 때 표시할 단어와 그 내용에만 집중하면 Word에서 알아서 편집을 해주기 때문에 편합니다.

미주와 각주는 설명이 표시되는 위치가 달라진다는 점을 제외하고는 큰 차이는 없습니다. 따라서, 각자 자신이 만들고 있는 글의 특성에 따라서 각주와 미주 위치를 선택하여 사용하면 되겠습니다.

보통 각주와 미주를 동시에 사용하는 경우는 드물고, 필요에 따라 나눠서 사용합니다.

일반적으로 각주로 나눠서 필요한 위치마다 입력하는 것이 아무래도 독자 입장에서 보기 편하겠지만, 주석의 내용이 길어서 본문의 내용 흐름을 깰 위험이 있다면 차라리 미주로 돌리는 것도 좋은 방법이 되겠습니다.

2) 인용 삽입

다음으로 알아볼 내용은 인용 삽입 입니다.

실제 논문을 보거나, 실용 서적의 글을 볼 때 항상 빠지지 않고, 많은 지면을 할애하는 것이 바로 이 참고 문헌, 인용에 대한 부분입니다.

이와 같은 인용 삽입은 개인적으로 만들고 보기 위한 문서를 만들 때는 누락해도 상관 없겠지만, 대중을 상대로 출판되거나, 발표되는 책과 논문의 경우에는 저작권의 문제가 이슈가 될 수 있기 때문에 빠짐이 없게 꼼꼼하게 정리해 둬야 합니다.

이를 도와주는 기능이 바로 인용 삽입 및 출처 관리 기능입니다.

메뉴의 참조 → 인용 삽입에 가면 출처를 골라서 클릭을 해 주면 해당 출처에 대한 정보가 삽입 됩니다.

​만약 해당 출처 정보가 없다면, 새 출처 추가를 통해 출처 정보를 입력해 주면 되겠습니다.

​이 와 같은 방식으로 출처 정보를 한번 입력해 둔 경우에는 해당 PC 안에서는 다른 MS 워드 파일을 열더라도 출처 정보를 가져와서 쉽게 재활용이 가능합니다.

이는 참조에 있는 출처 관리를 통해서 지속적으로 누적 관리 할 수 있습니다.

​이와 같이 워드에서 제공하는 인용 기능을 이용해 인용 문구에 대한 정리가 정확히 되어 있다면, 맨 마지막에 참고 문헌을 정리하는 것은 단 한번의 버튼 클릭으로 할 수 있습니다.

참조 → 참고 문헌 → 원하는 양식을 선택하면 됩니다.

늘 논문을 쓰고 관리하는 연구직에 있는 분들이나, 늘 글을 써야하는 작가와 같은 직업을 가지신 분들에게는 이와 같은 참고 문헌을 누적 관리하는 것이 후일 큰 도움이 될 수 있습니다.

제대로 책을 쓰고자 하거나 논문을 쓰고자 하시는 분이 있으시다면, 한번쯤 MS 워드의 기능을 하나하나 살펴보는 것도 꽤 좋은 기회가 될 것 같습니다. 링컨 대통령이 이야기 했던 도끼 날을 가는 기분으로 말이죠…

4. 반복적인 문서 노가다를 대신해 주는 MS 워드 메일 머지

MS 워드 를 활용하여 효율적으로 할 수 있는 문서 노가다중 하나가 상장을 만드는것과 같은 일입니다.

즉, 동일한 양식의 문서의 정해진 칸에 미리 정리한 정보를 차례로 입력하면서 여러장의 문서를 만드는 일에 매우 유용하게 사용이 가능합니다.

이 전에 이와 같은 일을 해야 할 경우, PPT 매크로를 이용하여 구현했던 적이 있습니다.

양식 자동 채움 매크로 (행사 이름표 & 상장 만들기)

어떤 행사를 준비할 때 하나의 표준화된 양식에 기본적인 내용은 바뀌지 않고, 사람 정보만 바꿔서 입력한 여러장의 자료를 준비해야 할 때가 있습니다. 행사용 이름표를 만들때, 상장을 만들때, 초청장을 만들때 등이 그 대표적인 예라고 할 수 있는데요. 저는 이번에 PPT 매크로를 이용하여 이와 같은 자동 양식 채우기 기능을 만들어 보겠습니다. PPT 매크로를 만들기 위해서는 먼저 파워포인트의 자료가…

이와 같은 방법도 분명 아주 좋은 방법이지만, 매크로를 사용하여 직접 코딩을 해야 하는 번거로움이 있고, 파워포인트의 첫번째 슬라이드에 따로 표를 만들어 관리 해야 하는점이 상대적으로 불편하기도 했습니다.

​이번에 소개 드릴 메일 머지는 MS 워드 에서 기본적으로 제공하는 기능으로 별도의 코딩이 필요 없고, 엑셀 파일에서 필요한 정보를 직접 데이터를 끌고 가는 방식이기 때문에 조금 더 용이합니다.

1) 메일 머지 작업 개요

​먼저 아래 이미지와 같이 상장 양식을 만들었다고 가정해 보겠습니다.

그리고, 수상자 리스트 및 상장을 만들 때 반복적으로 입력되어야 하는 정보는 다음과 같고 엑셀로 잘 정리가 되어 있다고 가정하겠습니다.

이경우, 각각의 수상자에 대한 정보를 각각 필요한 위치에 입력되면서 정보가 추가되게 만들어 주면 됩니다.

이와 같은 기능을 한에 일괄적용 할 수 있게 도와주는 기능이 메일 머지입니다. (한글 메뉴에서는 편지 병합이라는 이름으로 되어 있는데, 아무래도 제게는 메일 머지라는 이름이 익숙합니다.)

​따지고 보면 이 기능이 꼭 메일을 쓰거나 다룰 때에만 사용된다고 볼 수는 없겠지만, 이 기능이 탄생한 배경이 편지 작성에 있다 보니 기능 이름 자체가 메일 머지(편지 병합)으로 된것 같습니다.

워드 프로세스가 개발되고 사용되기 시작된지 얼마 안되었을 때, 이메일이 활성화 되기 전에는 비슷한 내용의 편지를 여러사람에게 보내면서 수신인을 바꿔가면서 반복 출력하는 일이 잦았습니다.

이와 같은 업무에 워드 프로세스가 자주 사용되었고, 이를 보다 편리하게 작업하기 위해 기능이 개발되었는데, 이것이 바로 메일 머지입니다.​

2) 메일 머지 사용법

사용법은 처음에는 생소하지만, 한번만 따라해 보시면 어렵지 않다는 것을 알 수 있습니다.

편지 → 받는사람 선택 → 기존 목록 사용 → 수상자 목록 엑셀 파일을 선택하신다음 확인을 누릅니다.

해당 엑셀 파일에서 데이터가 있는 Sheet 정보를 고른뒤 확인 버튼을 누릅니다.

이때 데이터의 첫행이 머리글로 각 데이터의 이름을 포함하고 있는지를 확인할 필요가 있습니다.

확인을 하고 나면, 편지에 있던 메뉴들중 그 동안 회색으로 비활성화되어 있던 메뉴가 상당히 많이 활성화 된 것을 볼 수 있습니다.

우리는 여기에 있는 메뉴 중 병합 필드 삽입으로 필요한 부분에 필요한 정보를 반복적으로 넣게 하겠습니다.

값이 들어갈 곳에 커서를 위치 시킨 다음, 편지 → 병합 필드 삽입→ 필요한 데이터 이름을 누릅니다.

그러면 해당 위치에 <<정해진 데이터 이름>>으로 표시된 편지 병합에 필요한 정보가 표기 됩니다.

이와 같은 요령으로 다른 값들에 대해서도 병합 필드를 삽입합니다.

​완료하면 아래와 같이 만들어 지겠습니다.

이제 완료 되었습니다.

메뉴에서 편지 → 결과 미리보기를 눌러서 회색으로 선택된 상태로 바꾸면 엑셀에 입력되었던 정보 기준으로 결과를 볼 수 있으며, 오른쪽에 있는 페이지를 넘겨보면 각 페이지로 넘기면서 해당 내용이 반복되는 것을 확인할 수 있습니다.

페이지를 넘겨서 확인해 보고 문제가 없으면 완료 및 병합 버튼을 눌러서 작업을 마무리 하면 되겠습니다.

한장 한장 낯장으로 만들어진 완성된 워드 파일을 만들어 주거나 또는 만들어진 형식으로 바로 인쇄를 할 수 있습니다.

사용된 예제 파일은 다음과 같습니다.