마이크로소프트의 아웃룩은 전 세계 수많은 기업과 사용자에게 없어서는 안 될 중요한 툴이지만 무조건적인 사랑을 받는 것은 아니다. 실제로 온종일 가득 찬 받은 편지함을 열어보거나 회의 요청에 답변하는 일을 좋아하는 사람은 아무도 없다. 누구든지 받은 편지함을 열고 필요한 작업을 한 뒤, 최대한 빨리 벗어나고 싶어 한다. 여기서 필요한 것이 아웃룩 정리 팁이다. 5 가지 간단한 방법으로 받은 편지함을 더 편리하게 이용하면서 시간을 크게 절약할 수 있다. 01 받은 편지함을 폴더로 정리하기받은 편지함에 이메일을 쌓아 두는 것이 간단해 보이지만, 무언가를 찾기 위해 수동으로 검색하다 보면 생각이 바뀔 것이다. 대신 메시지를 회사 또는 이메일과 관련된 맞춤형 폴더로 옮겨보자. 마치 문서 보관함을 사용하는 것과 같다. 맞춤형 폴더는 생성, 관리, 검색이 쉽고 디스크 용량 또는 시스템 관리자가
설정한 한계 외에 용량 또는 개수에 제한이 없다. 단, 조심해야 할 것이 있다. 폴더가 너무 많으면 아웃룩의 반응 속도가 느려질 수 있다. 따라서 수십 개에 불과한 문서를 위해 문서 보관함에 폴더를 만들 필요는 없다. 각 고객 또는 기업별로 폴더를 생성하거나 제목/내용(세금, 영수증, 출장 등)별로 만들고, 자주 이용하지 않는 이메일을 기타 폴더로 통합하는 것도 좋다. 맞춤형 폴더를 만드는 방법은 다음과 같다.
02 카테고리를 생성하고 할당하기카테고리는 활성화된 받은 편지함에서
이메일을 정리하는 데 도움이 된다. 보류, 만료, 완료 등 각 이메일의 상태를 신속하게 판단할 수 있고, 카테고리별로 분류도 가능하다. 일주일에 한 번만 이메일을 관리해도, 카테고리별로 분류하고 모든 ‘완료’된 이메일을 신속하게 찾아 해당 폴더로 옮길 수 있다.
03 퀵 스텝 사용하기퀵 스텝(Quick Steps)은 복수의 이메일을 특정 폴더로 이동하거나 삭제, 복사, 전달하는 등 여러 작업을 한 번 클릭으로 자동화하는 기능이다. 단일 발신인에서 여러 개 이메일을 수신하는 경우 더 유용하다. 일단 퀵 스텝을 이용해 작업을 자동화하면, 이메일을 클릭하고 퀵 스텝 메뉴에서 자동화된 작업을 클릭하면 된다. 또한 원하는 작업을 단축키로 할당할 수도 있다(다시 한번 강조하지만, 9개 단축키만을 사용할 수 있으므로 신중하게 선택해야 한다). 새로운 퀵 스텝을 만드는 방법은 다음과 같다.
04 이메일 템플릿 이용하기수신인의 이름과 이메일 주소를 제외한 나머지는 같은 이메일을 수십 명 또는 그 이상에 자주 보낼 일이 있다면 이메일 템플릿이 매우 유용하다.
05 조건부 서식 규칙 이용하기많은 사람이 조건부 서식 규칙을 만들 수 있다는 것을 몰랐을 것이다. 기본적으로 수신한 이메일에 자동으로 추가할 수 있는 몇 가지 맞춤형 속성으로 특정 이메일을 더 눈에 띄게 할 수 있다. 예를 들어, 고급 보기 설정의 ‘조건부 서식’ 섹션에서 정의한 규칙 또는 조건에 따라 밑줄, 두껍게, 이탤릭체 등 폰트 속성과 색상을 변경할 수 있다.
기사출처 : IT WORLD from
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