구글 스프레드시트 협업 - gugeul seupeuledeusiteu hyeob-eob

메인 대시보드는 ‘구글 스프레드 시트’로!
구글 시트의 장점인 셀 단위 구성을 활용해 하나의 화면 안에 많은 정보를 넣을 수 있습니다.
차트와 표 외에도 ‘조건부 서식을 이용한 신호등 시스템’, ‘문자열 조합을 이용한 메시지 구성’등을 통해 기획한 모든 사항들을 실시간으로 표현할 수 있습니다.

또한, 백그라운드에서 여러 개의 구글 스프레드 시트를 거쳐 가공된 데이터도 실시간으로 업데이트되어 대시보드에 반영됩니다.

맞춤 보고서용 대시보드는 ‘데이터 스튜디오’로!
데이터 스튜디오는 구글에서 만든 데이터 시각화 도구로, 여러 개의 페이지를 설정하여 세부적인 대시보드를 구성할 수 있습니다.
구글 시트를 데이터 소스로 연결하기만 하면 파워포인트처럼 화면을 편집하기 쉽고, 다양한 컨트롤 패널을 추가하여 대화형 대시보드(Interactive Dashboard)를 쉽게 구성할 수 있습니다.

또한, 이메일 전송 예약 기능이 있어 대시보들르 보고서 형식으로 구성해두면 설정한 시간에 규칙적으로 PDF보고서르르 생성하여 자동 발송할 수 있습니다.
로딩 속도가 구글 스프레드 시트에 비해 상대적으로 느리고, 실시간이 아니라 15분 가격으로 업데이트 되기 때문에 모니터링 용도보다는 필요할 때마다 원하는 조건에 대한 데이터를 확인하거나 자동 보고서 발송 용으로 사용하는 것이 좋습니다.

모바일 환경에서의 대시보드는 ‘앱시트’로!
앱시트 자체가 모바일 앱을 위한 구글 스프레드 시트의 확장 프로그램인 만큼, 구글 스프레드 시트나 데이터 스튜디오가 PC처럼 큰 화면에 맞춰진 반면, 앱시트는 스마트폰이나 태블릿 등 모바일 환경에 적용하기 좋게 구성되어 있습니다. 특히 구글 스프레드 시트의 데이터를 ‘읽기 모드’로 구성하면 데이터가 반영되는 속도가 굉장히 빨라집니다.

또한, 앱스 스크립트 작업 없이도 여러 가지 자동화 기능을 추가할 수 있어 데이터 스튜디오처럼 대화형 대시보드를 구성할 수도 있습니다.

구글 스프레드시트 공유 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다. Google Sheets는 구글의 무료 온라인 엑셀 애플리케이션으로 마이크로소프트 엑셀(Microsoft excel) 사용에 익숙하다면 구글 스프레드시트도 사용하기 편리할 것입니다. 두 프로그램의 차이점을 들자면 구글 스프레드시트를 사용하면 쉽게 협업하고 정보를 공유할 수 있어서 온라인상에서 작업하기가 용이합니다. 또한 배포도 쉽게 할수가 있는데요. 간단한 방법으로 구글 스프레드시트 공유 방법에 대해서 알아보시기 바랍니다.

목차

• 컴퓨터 PC에서 구글 스프레드시트 공유 방법
  • 이메일을 활용해서 사용자 초대로 공유하는 방법
  • 링크보기를 활용해서 사용자 공유하는 방법
• 모바일에서 구글 스프레드시트 공유 방법
• 참고

컴퓨터 PC에서 구글 스프레드시트 공유 방법

구글 스프레드시트 파일을 공유하는 방법은 2가지로 사용자를 지정해서 메일로 초대하는 방법과 링크를 전달해서 초대하는 방법이 있습니다. 사용자를 초대하는 방법은 구글 계정이 필요하며 구글 계정이 없다면 무료로 구글 계정을 만들 수가 있습니다. 그리고 공유를 할 때 스프레드시트를 보기만 하는지, 댓글을 달거나 편집을 할 수 있게 하는지 결정을 할수가 있습니다.

이메일을 활용해서 사용자 초대로 공유하는 방법

1. 구글 스프레드시트 열기
구글 스프레드시트에 로그인을 하고 공유하려고 하는 스프레드시트를 생성하거나 불러옵니다.

2. 공유버튼 클릭
오른쪽 상단 보이는 공유 버튼을 클릭합니다.

3. 사용자 및 그룹 추가
사용자 및 그룹과 공유 부분에서 협업하려고 하는 사용자 구글 계정 이메일을 입력합니다.

4. 구글 스프레드시트 권한 추가
이메일 옆에 선택 박스를 클릭하고 뷰어, 댓글 작성자, 편집자 권한을 부여합니다.
뷰어 : 구글 스프레드시트 보기만 가능
댓글 작성자 : 구글 스프레드시트 보기 + 댓글 작성
편집자 : 구글 스프레드시트 보기 + 댓글 작성 + 편집

5. 다른 사용자와 공유 설정
권한 설정 위해 설정 버튼을 눌러 다른 사용자와 공유 설정 정보를 수정합니다. 다른 편집자가 권한을 변경하고 공유할 수 없게 하려면 체크박스를 해지해야 하며 뷰어 및 댓글 작성자에게 다운로드, 인쇄, 복사 옵션 표시 여부도 결정을 할수가 있습니다.

6. 보내기
여기까지 설정이 완료되었다면 보내기를 눌러 사용자에게 초대 이메일을 전송합니다.

7. 구글 스프레드시트 공유 열기
초대받은 이메일로 이동을 해보면 스프레드시트 관련 메일을 볼수가 있으며 상세페이지에서 열기 버튼을 통해서 스프레드시트 문서를 열수가 있습니다.

8. 구글 스프레드시트 공유 권한 변경 및 해제(삭제)하기
스프레드시트 공유 권한을 중간에 변경도 가능합니다. 상단에 공유 버튼을 클릭하면 현재 공유중인 사용자를 볼수가 있으며 권한 선택 박스를 클릭하면 뷰어, 댓글 작성자, 편집자, 소유권 이전, 삭제까지 권한을 없애거나 해제 그리고 사용자 삭제까지 가능합니다.

※ 구글 스프레드시트 공유중 오류가 발생이 된다면 새로 고침후 다시 이용을 해보시기 바랍니다. 그래도 안된다면 재 로그인, 구글 용량을 확인을 해봐야 하겠습니다.

링크보기를 활용해서 사용자 공유하는 방법

사용자 이메일을 이용해서 하는 방법도 유사하기 때문에 빠르게 알아보도록 하겠습니다.

1. 공유버튼 클릭
구글 스프레드시트 문서를 열고 상단에 공유 버튼을 클릭합니다.

2. 링크보기
링크보기를 클릭하면 공유할 링크를 확인할 수가 있으며 공유 대상자를 설정할 수가 있습니다. 공유 대상자는 제한됨 또는 링크가 있는 모든 사용자에게 공개를 선택할 수가 있으며 링크로 공유하는 경우 [모든 사용자에게 공개]를 선택해야 합니다.

3. 권한추가
사용자 이메일 초대방법과 동일하게 뷰어, 댓글 작성자, 편집자 권한을 변경을 하면 저장이 되겠습니다.

4. 링크전달
링크보기에 표시된 링크를 복사 버튼을 이용해서 복사한 다음 해당 링크를 카카오톡(카톡)이나 이메일 혹은 문자메시지로 전달을 할수가 있습니다.

5. 링크 권한삭제
협업(공동작업)이 완료가 되었다면 링크 권한을 삭제를 하면 되는데 삭제를 위해 상단에서 공유 버튼을 클릭합니다. 이후 링크보기 아래에 변경 버튼을 클릭하고 링크가 있는 모든 사용자에게 공유 대신 제한됨이라는 권한을 추가한후 저장하면 링크 권한이 삭제되면서 더 이상 접근이 어렵게 됩니다.

모바일에서 구글 스프레드시트 공유 방법

아이폰 / 아이패드, 안드로이드에서 구글 스프레드시트 앱을 이용해서 공유하는 방법은 PC와 동일합니다. 특정 사용자에게 공유를 할 수 있고 링크를 이용해서 공유를 할수가 있습니다. PC보다는 간략하게 실행을 해보도록 하겠습니다.

수집자와 제출자 모두 편하게 작업, 스프레드시트 공유

하지만 구글 스프레드시트 공유를 통한 협업을 하면 양식에 해당부분을 입력해 업무의 속도가 빠르고 모바일로도 가능하며 학년부장이나 교무부장의 업무 경감이 이뤄질 수 있다. 

1. 구글 계정 로그인

구글, Google 계정이 있다면 로그인한다. 처음 자료를 만드는 사람만큼은 계정이 없으면 무조건 만들어야 한다. 자료 입력하는 사람들은 구글 계정이 없어도 된다.

2. 구글 드라이브 접속

- 로그인한 첫화면 중 아래의 그림과 같이 드라이브를 클릭한다. 

- 혹은 바로 구글 '스프레드 시트'를 클릭해도 된다.

3. 새로만들기 - Google 스프레드시트

드라이브 첫 화면 중 상단의 '새로 만들기'를 클릭하면 나오는 하위메뉴 중 'Google 스프레드시트'를 클릭한 후 엑셀파일 화면으로 들어간다. 일단 최상단에 제목, 파일 이름을 입력한다. 자신이 PC에 가지고 있는 엑셀파일도 업로드를 할 수 있다. 새로 양식을 만들기 귀찮으면 기존의 엑셀파일을 업로도한다. 파일 - 열기 - 업로드탭 순으로 엑셀파일을 가져올 수 있다.

4. 양식 입력

자신이 원하는 양식을 엑셀파일 형식으로 입력한다. 탭도 엑셀처럼 추가할 수 있다. 

5. 우측상단 '공유' 클릭하기

공유하는 방법은 2가지가 있다. 이메일을 활용하는 방법과 단순한 링크로 활용하는 방법 2가지다. 링크를 활용한 방법은 또 2가지로 구분된다. 수집자가 보낸 링크와 웹에서 단순 공유를 통한 링크이다. 

6. 이메일로 공유 요청하기

상대방이 구글에 가입을 하지 않아 구글 계정이 없거나 구글 계정 아이디 등을 잊어 먹었거나 구글에 접속하기 귀찬하거나 접속하기 힘들 경우네는 '링크로 공유 요청하기' 방법을 사용한다. 구글 계정에 접속하는 귀찮음으로 링크를 통한 협업이 더 빨라 권장하지만 보안성은 이메일을 통한 협업이다. 

  ① 이메일 입력하기

  ② 권한 설정하기

협업을 해야 하기 대문에 권한을 '수정 가능'으로 설정한다. 다른 옵션은 단순한 댓글을 작성 가능하거나 편집이나 수정을 못하고 보기만 하는 기능이 있다. 

  ③ '보내기' 클릭해 발송하기

7. 링크로 공유 요청하기

- 화면이 많이 변경이 되어 다시 작성하려니 힘드네요.

① 우측 상단 '공유가능한 링크 가져오기' 클릭

- 제한됨

- 뷰어, 댓글 작성자, 편집자

② 권한 설정하기

협업, 공동작업을 해야 하기 때문에 당연히 '-- 수정할 수 있음'을 클릭해 설정한다. 

③ '링크 복사하기' 클릭해 복사하기

④ 이메일이나 문자, 메신저, 카카오톡, 카톡 단톡방에 붙여넣기

학교에서는 메신저가 있기 때문에 링크를 복사해 전송하면 된다. 하지만 학교에서 보면 늘 컴퓨터 앞에 앉아 있는 것은 아니기 떄문에 항상 가지고 다니는 스마트폰으로 링크를 전송하면 된다. 가장 많이 사용하는 카카오톡, 카톡 단톡방을 통해 1번만 링크 주소를 입력하면 된다. 

6. 스마트폰을 위한 'Google 스프레드시트' 앱 다운받기

컴퓨터는 구글에 접속하면 바로 파일을 볼 수 있지만 스마트폰은 애플리케이션, 어플리케이션, 앱을 다운을 받아야 입력할 수 있다. 스마트폰이 소지하고 있다면 아무 장소에서나 스마트폰으로 항목을 입력할 수 있다.